广东省中医院档案数字化项目市场调研公告

为规范开展我院档案数字化项目采购工作，充分了解市场服务能力、技术水平及报价情况，现对我院档案数字化项目开展市场调研，欢迎符合条件的服务供应商参与本次调研，现将有关事项公告如下：

一、项目概况

项目名称：广东省中医院档案数字化项目

项目地点：院方提供工作场所，位于广东省中医院内。

项目背景：根据医院档案数字化工作规划，本阶段数字化档案主要为文书档案（含合同、文件等，约26万页，以A4规格为主）和人物档案（含文书、证书、书籍等，约32万页，以A4规格为主）等类别。

调研目的：面向市场征集服务供应商方案、技术能力、服务案例以及报价，为后续正式采购提供参考依据，不属于采购招标，调研结果不构成合同要约。

二、调研服务需求

服务供应商应严格遵守国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）、广东省档案局《关于加强档案服务外包合规管理的指导意见》（粤档发〔2024〕13号）及有关法律法规，以及广东省中医院有关规章制度，按照《档案服务外包工作规范》（DA/T68）系列标准、《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）、《纸质档案数字复制件光学字符识别（OCR）工作规范》（DA/T 77—2019）、《实物档案数字化规范》（DA/T 89—2022）等标准从严开展档案数字化加工。项目实施期间，服务供应商派驻医院的工作人员要遵守医院规章制度，服从医院管理。档案数字化加工服务工作内容如下：

（一）数字化前处理：拆卷、排序、编号、档案实体与目录一致性检查，目录数据库建立（著录）；

（二）纸质档案扫描成像、去重（不低于300dpi，彩色，TIFF或JPEG格式），以档号为基础，与目录数据库一一对应命名（其中部分人物档案不低于600dpi）；

（三）图像纠偏、裁边、去污等图像处理（纠偏至视觉不偏斜、裁边距页边外延2—3mm、去污不得去除原貌痕迹）；

（四）数字化成果质检（包括但不限于数字化档案的完整性、顺序、图像质量等）；

（五）数据格式转换（PDF格式），以档号+文件名命名；

（六）档案元数据与数字化成果挂接到医院档案系统。

备注：本项目报价不含档案盒、打印纸等必要耗材，由院方提供；最终按实际完成档案数字化加工数量结算。

三、服务主要技术与商务要求

（一）服务供应商基本要求：满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；具有独立法人资格，持有有效营业执照（含档案服务相关经营范围），且独立于采购人和采购代理机构；参加政府采购活动前三年内，在经营活动中无违法违纪处罚记录、无围标串标行为、无重大违法或失信记录（供应商需通过"信用中国"和中国政府采购网等渠道查询并出具证明）；能独立完成全部服务需求的工作内容；单位负责人为同一人或存在控股管理关系的不同供应商不得同时参加。

（二）服务工期：项目合同签订后1个月内完成文书档案（合同档案）部分数字化，4个月内完成全部工作并通过院方验收；如因院方档案交付延迟、变更业务需求等原因造成工期延迟的，可经双方协商，并书面确认后顺延工期。

（三）验收要求：服务供应商完成全部工作后书面提请院方验收，院方在30个工作日内出具验收意见；服务供应商须在10个工作日内完成问题整改，重新提请验收。如在后续工作中院方发现档案存在数字化质量问题，服务供应商应积极主动配合完成整改。

（四）工作要求：院方提供工作场所，服务供应商派驻项目人员，提供项目加工设备。服务供应商必须严格用工管理制度，驻场人员名单应提前向院方备案，派驻现场的人员必须具备档案上岗证，工作认真、负责、细心。其中项目主管必须从事档案工作5年以上，派驻的工作人员从事档案工作2年以上。原则上派驻现场人员应保持固定，如确因工作需要，需增加、调整在场工作人员的，应征得院方同意方可调整。

（五）安全、保密、知识产权等要求

1.服务供应商所有设备不得连接互联网，移动存储介质登记造册、统一保管，严禁擅自带离。工作人员必须配合院方要求做好档案移交、按期归还等登记手续，未完成数字化档案应每日清点存放至指定文件柜，院方所有档案原件、档案电子数据不得擅自带离院方指定的工作区域；加工结束后，服务供应商现场设备、存储介质等存储的全部档案数据，必须移交院方，或在院方技术人员监督下彻底销毁。

2.服务供应商及项目工作人员必须签订保密协议，对项目接触全部档案信息承担保密义务，不得擅自发布与服务内容相关的信息和数据，且不因合同终止或解除而失效。

3.服务供应商提供服务期间不得侵犯第三方知识产权，如发生第三方维权索赔，由服务供应商承担相应法律责任。

4.确保派驻医院的工作人员具备完善合法用工手续，与服务供应商签订劳动合同并按规定购买各项社会保险，项目期间发生的劳动用工等纠纷由服务供应商负责，不得因此耽误工期。

（六）付款模式：可结合工程进度由双方协商确定，阶段性付款前必须完成阶段性验收，服务供应商须提前提供合规增值税专用发票。

（七）违约责任：因服务供应商工作人员过失，造成加工质量不达标、逾期交付、档案原件损毁丢失、泄密、知识产权侵权等情形，对医院造成不良影响或经济损失的，由服务供应商承担相应法律责任，并赔偿院方全部损失。

四、服务供应商参与调研需提交材料清单

请参与单位按顺序整理纸质材料（加盖单位公章），同时提供电子版，提交内容包含：

（一）公司资质：营业执照复印件；法定代表人身份证明书、授权委托书（委托办理时提供）；通过"信用中国"和中国政府采购网等渠道查询的信用记录证明（加盖企业公章）；

（二）公司简介：企业规模、近5年同类型项目实施案例及佐证材料、档案加工项目团队配置、驻场人员配置方案；

（三）技术实施方案：档案数字化加工全流程方案、质量管控方案、档案安全保密、信息安全保障方案、项目工期计划，驻场人数与日产能；

（四）市场报价表：明确各分项单价、预估总价，分项列明整理（按卷/件）、高速扫描、平板扫描、图像处理、著录、挂接等各工序单价，报价应包含人工、保险、税费以及不可预见费用等；

（五）其他可以体现服务能力的补充材料。

五、提交要求

提交方式：现场递交（不接受邮寄）

提交时间：2026年9月21日—2026年9月23日（工作日上午8:00-12:00，下午14:30-17:30）

递交地点：广州市越秀区大德路111号广东省中医院东区10楼1020档案科

联系人：蔡老师，联系电话：020-***********-31013

六、其他说明

（一）郑重声明：本次市场调研仅是采购需求调研，并非正式招标采购，请各位报名供应商知悉。

（二）本次调研公告仅用于市场摸底，项目采购方式、采购预算、实际采购数量以正式采购文件为准；

（三）本项目不接受联合体报名。服务供应商提交的所有资料必须真实有效，如存在弄虚作假，取消调研参与资格；

（四）医院将根据报名情况，保留择优选择三家或以上具有代表性的供应商纳入后续论证对象的权利，未入围单位恕不另行通知；

（五）本公告未尽事宜，由广东省中医院负责解释。

广东省中医院